осуществляет организационно-методическое руководство за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений источников комплектования; проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий; проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ, законодательных актов края, решений органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве; информирует орган местного самоуправления и управление архивного дела администрации края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях; согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений; представляет на утверждение экспертно-проверочно-методической комиссии (ЭПМК) управления архивного дела поступившие из учреждений описи дел постоянного хранения и на согласование описи дел по личному составу, а также описи фотодокументов; проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов.
В целях совершенствования архивного дела в районе неоднократно издавались распорядительные документы. В основном они касались вопросов своевременного упорядочения, передачи и сохранности документов в организациях списка источников комплектования архивного отдела. Ежегодно утверждался график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций на государственное хранение.
За период с 1991 года по 2011 год укреплялась не только нормативно-методическая база архивного отдела, но и материально-техническая. С августа по сентябрь 1991 года архивный отдел не располагал ни отдельным рабочим кабинетом, ни архивохранилищем. Архивный отдел находился в одном кабинете с отделом ЗАГС, комитетом по финансам в здании Гальбштадтского сельского Совета. В конце сентября 1991 года архивному отделу было выделено помещение около 12 кв. м. в здании бывшей конторы «Сельхозхимия», в котором находились и рабочий кабинет, и архивохранилище. Вдоль двух стен были расположены деревянные стеллажи для документов, а между ними находились рабочий стол и небольшой шкаф. Печатной машинки в архивном отделе не было.
В декабре 1994 года администрация района переехала в новое построенное здание. Архивному отделу на втором этаже был выделен рабочий кабинет площадью около 11 кв. м. и два архивохранилища общей площадью 18 кв. м. Рабочий кабинет архивного отдела был оборудован рабочим столом, двумя шкафами, с конца 1997 года компьютером. Архивохранилища оснащены смешанными стеллажами, протяженностью 78 погонных метров, в архивохранилищах установлены лампы дневного света, имеются мешки для эвакуации документов, огнетушители, ящики с песком. Все документы закартонированы в архивные коробки. На стеллажах размещены постеллажные топографические указатели. В 2010 году архивному отделу выделено дополнительное помещение под архивохранилище площадью 24,7 кв. м., общая площадь архивохранилищ составляет 67 кв. м., выделено новое помещение под рабочий кабинет площадью 21,8 кв. м.
Архивный фонд района был сформирован в 1991 году на основе поступлений документов из архивных отделов Славгородского и Хабарского районов. Эти поступления состояли из документов организаций, которые территориально отошли к Немецкому национальному району.
Первыми в архивный отдел администрации Немецкого национального района поступили документы 9 фондов из архивного отдела Хабарского райисполкома (4 фонда колхозов «Москва», им. Ленина, им. Тельмана, им. Энгельса и 5 сельских Советов Дегтярского, Маленского, Орловского, Полевского, Протасовского) в количестве 1425 дел по актам приема-передачи документов в другой государственный архив от 30 сентября 1991 года и из архивного отдела Славгородского райисполкома были переданы документы по 18 фондам в количестве 1853 дел по актам приема-передачи документов в другой государственный архив от 11 октября 1991года. Всего поступило 3278 дел управленческой документации за 1931-1987 годы. Основной состав документов следующий: протоколы сессий, заседаний исполкомов сельских Советов, документы депутатских комиссий при исполкомах, протоколы сходов граждан, документы административных комиссий, товарищеских судов, женсоветов, бухгалтерские документы, штатные расписания, протоколы заседаний правления и общих собраний членов колхоза, экономические бюллетени, производственные планы, анализы производства себестоимости и рентабельности сельскохозяйственной продукции, шнуровые книги учета семян, земельные шнуровые книги, технологические карты, документы о противоэпизоотических мероприятиях в колхозах, сведения о передовиках производства, документы по организации социалистического соревнования, сметы расходов и финансовые отчеты профсоюзных комитетов. Поступили также 2 фонда с документами по личному составу 1 дело, содержащее расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам трахоматозного детского дома за 1943-1945 годы и 5 личных дел работников Евстафиевского сельпо за 1949-1951 годы. Всего на 01.01.92 г. на государственном хранении в архивном отделе находилось 27 фондов, 3278 единиц хранения.
Ежегодно Архивный фонд увеличивался за счет принимаемых на государственное хранение документов от организаций, учреждений списка комплектования. В 1993 году была создана «Коллекция документов ветеранов труда жителей Немецкого национального района», в которую вошли следующие документы: это воспоминания трудармейцев, проживающих в районе. В 2000 году коллекция пополнилась анкетами участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов. В 1993 году впервые поступили на государственное хранение фотодокументы в количестве 25 единиц хранения. За 1993-2013 годы поступило 498 единицы хранения фотодокументов и 4 фотоальбома на следующую тематику: виды производственных и административных зданий, школ, производственных участков, моменты пребывания в районе различных делегаций, спортивные мероприятия, фотографии участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., трудармейцев, передовиков производства. В 1995 году была создана «Коллекция документов целинников, жителей Немецкого национального района», в которую вошли воспоминания людей, принимавших участие в освоении целинных и залежных земель района.
В 1995 году путем ксерокопирования восстановлена экземплярность описей в фондах. На 01.01.2012 г. все описи в фондах в полном комплекте экземпляров. Большая работа в архивном отделе проводилась по улучшению научно-справочного аппарата к описям дел фондов.
На 01.11.91 источниками комплектования архивного отдела являлись 25 организаций 11 сельских Советов, 11 колхозов, прокуратура района, управление сельского хозяйства, государственная налоговая инспекция. С годами список источников комплектования архивного отдела расширялся. В 1992 году на основании совместного решения ЭПК комитета по делам архивов администрации края от 30.07.92 в список источников комплектования архивного отдела вошел районный отдел статистики, комитет по финансам, налоговой и кредитной политике, отдел культуры; на основании решения ЭПК от 31.08.92 вошли комитет по образованию, Подсосновская и Редкодубравская средние школы; на основании совместного решения ЭПМК от 12.11.92 г. в список источников вошел центр занятости населения, комитет по земельным ресурсам и землеустройству, районный Совет ветеранов войны и труда. В 1993 году на основании решения ЭПМК от 29.03.93 г. в список источников комплектования архивного отдела вошли районное потребительское общество, комитет по охране окружающей среды; с 1995 года комитет по труду; с 1997 года на основании договора от 18.06.97 частно-практикующий нотариус, на основании договора от 20.10.97 г. районный комитет профсоюза работников агропромышленного комплекса, в 1998 году распоряжением №439-р главы администрации района от 03.09.98 г. в список источников комплектования архивного отдела включена редакция газеты «Новое время», протоколом от 29.04.98 г. № 4 ЭПМК в список источников комплектования включен архивный отдел. В 2000 году на основании совместного решения ЭПМК управления архивного дела и ЦЭК Алтайского краевого Центра государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним в список источников комплектования включен филиал Алтайского краевого Центра государственной регистрации прав на недвижимое имущество. На 01.01.2014 г. в списке источников комплектования числится 46 организаций. Список учреждений, организаций ѕ источников комплектования архивного отдела утвержден протоколом ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 10.10.2012 № 7.
Распоряжением главы Администрации района от 29.06.2012 г. № 37л заведующей архивным отделом назначена Гунько Наталья Андреевна.
Ежегодно архивный отдел проводит большую работу по своевременному упорядочению документов в организациях списка комплектования.
На 01.01.2014 года задолжников по упорядочению, описанию и передаче документов на государственное хранение в районе нет. В архивном отделе насчитывается 68 фондов, из них 61 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. На 01.01.2014 на хранении в отделе находится 16883 единицы хранения, из них 12947 единиц хранения управленческой документации, 72 единица хранения документов личного происхождения, 3864 единицы хранения по личному составу, 502 единицы хранения фотодокументов.
Распоряжением главы Администрации района от 16.04.2015 г. № 22-л заведующей архивным отделом назначена Кроненберг Инна Анатольевна.
На 01.01.2016 задолжников по упорядочению, описанию и передаче документов на государственное хранение в районе нет. В архивном отделе насчитывается 81 фонд, из них 74 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. На 01.01.2016 на хранении в отделе находится 20834 единиц хранения, из них 15006 единиц хранения управленческой документации, 78 единица хранения документов личного происхождения, 5197 единицы хранения по личному составу, 552 единицы хранения фотодокументов.
Распоряжением главы Администрации района от 04.04.2016 г. № 27-л заведующей архивным отделом назначена Шаманская Светлана Владимировна.
На 01.01.2017 года в архивном отделе насчитывается 81 фонд, из них 74 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. В отделе находится 21332 единиц хранения, из них 15463 единиц хранения управленческой документации, 83 единица хранения документов личного происхождения, 5207 единицы хранения по личному составу, 577 единицы хранения фотодокументов.
Решением Совета депутатов № 41 от 28.11.2017 была утверждена новая структура Администрации Немецкого национального района, согласно которой архивный отдел, отдел культуры и отдел по физической культуре, спорту и делам молодежи вошли в состав управления по культуре, физической культуре, спорту, молодежной политике и архивному делу Администрации Немецкого национального района.
На 01.01.2018 года в архивном отделе насчитывается 81 фонд, из них 74 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. В отделе находится 22187 единиц хранения, из них 16286 единиц хранения управленческой документации, 86 единица хранения документов личного происхождения, 5207 единицы хранения по личному составу, 602 единицы хранения фотодокументов.
На 01.01.2019 года в архивном отделе насчитывается 82 фонд, из них 75 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. В отделе находится 23361 единиц хранения, из них 16837 единиц хранения управленческой документации, 89 единиц хранения документов личного происхождения, 5804 единицы хранения по личному составу, 627 единицы хранения фотодокументов, машиночитаемых документов 4 единицы (200 единиц учета).
На 01.01.2020 года в архивном отделе насчитывается 82 фонда, из них 75 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. В отделе находится 24197 единиц хранения, из них 17367 единиц хранения управленческой документации, 93 единицы хранения документов личного происхождения, 6075 единиц хранения по личному составу, 657 единиц хранения фотодокументов, машиночитаемых документов 5 единиц хранения (250 единиц учета).
Решением Совета депутатов № 89 от 18.07.2023 была утверждена новая структура Администрации Немецкого национального района, согласно которой архивный отдел вошел в состав Администрации Немецкого национального района.
На 01.01.2024 года в архивном отделе насчитывается 82 фонда, из них 75 фондов управленческой документации, 4 фонда личного происхождения, 3 фонда документов по личному составу. В отделе находится 26536 единиц хранения, из них 19456 единиц хранения управленческой документации, 107 единиц хранения документов личного происхождения, 6175 единиц хранения по личному составу, научно технической документации - 27 единиц хранения, 762 единиц хранения фотодокументов, машиночитаемых документов 9 единиц хранения (450 единиц учета).
